E-Mails mit KI schreiben
So formulieren Sie E-Mails schneller und souveräner — mit ChatGPT oder Claude als Schreibassistent.
Stand: Juli 2026 • Lesedauer: ca. 7 Minuten
Kaum eine Alltagsaufgabe eignet sich so gut für den KI-Einstieg wie das Schreiben von E-Mails: Sie haben meist schon eine klare Vorstellung vom Inhalt, wollen aber Zeit sparen oder die richtige Formulierung finden. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie ChatGPT oder Claude gezielt dafür einsetzen — von der kurzen Terminabsage bis zur geschäftlichen Anfrage.
Warum sich E-Mails besonders gut eignen
E-Mails folgen meist erkennbaren Mustern: Anrede, Anliegen, Begründung, Abschluss. Genau solche strukturierten Texte kann ein Sprachmodell zuverlässig erzeugen. Wenn Sie noch nicht wissen, wie Sie mit KI-Tools grundsätzlich interagieren, lesen Sie zuerst unsere Anleitung ChatGPT & Claude — der erste Einstieg.
Schritt 1: Kontext mitgeben
Je mehr relevanter Kontext Sie mitgeben, desto passender der Entwurf. Nennen Sie in Ihrem Prompt:
- An wen die E-Mail geht (Kollege, Kundin, Behörde, Freund) und wie formell der Ton sein soll
- Worum es geht — das eigentliche Anliegen in ein bis zwei Sätzen
- Wichtige Details, die unbedingt enthalten sein müssen (Termin, Betrag, Bezugnahme auf eine frühere Nachricht)
- Die gewünschte Länge — kurz und knapp oder ausführlicher
Beispiel-Prompts zum Nachbauen
Terminabsage (privat)
„Schreibe mir eine kurze, freundliche E-Mail, in der ich eine Verabredung für Samstag absage, weil ich krank bin. Ich möchte einen neuen Termin für die Woche danach vorschlagen. Locker im Ton, nicht förmlich.“
Geschäftliche Anfrage
„Formuliere eine höfliche, professionelle E-Mail an einen Lieferanten. Ich möchte nachfragen, wann meine Bestellung Nr. 4521 versendet wird, und um eine kurze Rückmeldung bis Ende der Woche bitten. Bitte kurz und sachlich halten.“
Antwort auf eine erhaltene E-Mail
„Hier ist eine E-Mail, die ich erhalten habe: [E-Mail-Text einfügen]. Formuliere mir eine freundliche Antwort, in der ich zusage, aber um eine Woche mehr Zeit bitte.“
Schritt 2: Den Entwurf überarbeiten
Übernehmen Sie den ersten Entwurf nicht ungeprüft. Lesen Sie ihn laut oder für sich durch und prüfen Sie:
- Klingt der Ton wie Sie selbst — oder zu förmlich/zu locker für die Situation?
- Stimmen alle Fakten, Namen, Daten und Zahlen?
- Fehlt ein wichtiges Detail, das nur Sie kennen?
Wenn etwas nicht passt, fragen Sie einfach im Chat nach: „Kannst du das etwas persönlicher formulieren?“ oder „Bitte kürzer, maximal drei Sätze.“ Der Dialog-Charakter ist der große Vorteil gegenüber starren Textbausteinen.
Praktische Tipps für den Alltag
- Eigene Vorlagen speichern: Wenn Sie eine Formulierung besonders gelungen finden, speichern Sie sie sich als eigene Vorlage für ähnliche Situationen.
- Für wiederkehrende E-Mail-Typen einen Standard-Prompt anlegen: zum Beispiel für Rechnungserinnerungen oder Terminbestätigungen.
- Vertrauliches zurückhalten: Geben Sie keine sensiblen persönlichen oder geschäftlichen Daten unnötig in den Prompt ein.
- Immer gegenlesen: Gerade bei geschäftlichen oder rechtlich relevanten E-Mails sollten Sie den finalen Text sorgfältig prüfen, bevor Sie ihn versenden.
Weiter geht's
Wenn Sie noch mehr aus Ihren Prompts herausholen möchten, lohnt sich ein Blick in unsere Anleitung Gute Prompts schreiben — die Grundregeln sowie unsere Sammlung 10 Prompts für den Büroalltag. Wer sich für einen weiteren praktischen Anwendungsfall interessiert, findet in KI-Bilder erstellen für Einsteiger den nächsten Schritt.