10 Prompts für den Büroalltag

Sie kennen bereits die Grundregeln aus unserer Anleitung Gute Prompts schreiben? Dann finden Sie hier zehn fertige Vorlagen für typische Büroaufgaben, die Sie direkt in ChatGPT, Claude oder ein anderes KI-Tool kopieren und mit Ihren eigenen Angaben füllen können. Ersetzen Sie die eckigen Klammern durch Ihre konkreten Informationen.

So nutzen Sie diese Vorlagen

Kopieren Sie den gewünschten Prompt, ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben und fügen Sie den Prompt in Ihr KI-Tool ein. Prüfen und personalisieren Sie das Ergebnis anschließend immer, bevor Sie es weiterverwenden.

Die zehn Prompt-Vorlagen

1. E-Mail-Antwort formulieren

Hier ist eine E-Mail, die ich erhalten habe: [E-Mail-Text einfügen]. Formuliere eine freundliche, professionelle Antwort. Ich möchte zusagen, aber um eine Woche mehr Zeit bitten.

2. Besprechungsprotokoll erstellen

Hier sind meine Stichpunkte aus einer Besprechung: [Stichpunkte einfügen]. Erstelle daraus ein strukturiertes Protokoll mit den Abschnitten Teilnehmende, besprochene Themen, Beschlüsse und nächste Schritte.

3. Langen Text zusammenfassen

Fasse den folgenden Text in maximal sechs Stichpunkten zusammen, sodass die wichtigsten Kernaussagen erhalten bleiben: [Text einfügen]

4. Präsentation gliedern

Ich halte eine 15-minütige Präsentation zum Thema [Thema einfügen] vor [Zielgruppe einfügen]. Erstelle mir eine sinnvolle Gliederung mit fünf bis sieben Abschnitten.

5. Höfliche Erinnerung schreiben

Formuliere eine freundliche, aber bestimmte Erinnerungs-E-Mail an einen Kunden, dessen Rechnung [Rechnungsnummer einfügen] seit zwei Wochen überfällig ist.

6. Stellenanzeige entwerfen

Entwirf eine Stellenanzeige für die Position [Position einfügen] in einem kleinen Unternehmen. Wichtige Anforderungen: [Anforderungen einfügen]. Ton: freundlich und einladend, nicht steif.

7. Feedback strukturieren

Ich möchte einem Kollegen konstruktives Feedback zu folgender Situation geben: [Situation beschreiben]. Formuliere drei wertschätzende, aber klare Formulierungsvorschläge.

8. Komplexen Sachverhalt vereinfachen

Erkläre mir folgenden Sachverhalt so, dass ihn auch jemand ohne Fachwissen versteht: [Sachverhalt einfügen]. Verwende eine Analogie aus dem Alltag.

9. Agenda für ein Meeting erstellen

Erstelle eine Agenda für ein 30-minütiges Meeting zum Thema [Thema einfügen] mit den Teilnehmenden [Teilnehmende einfügen]. Zeitangaben pro Punkt bitte mit einplanen.

10. Text auf Zielgruppe anpassen

Hier ist ein Text: [Text einfügen]. Formuliere ihn so um, dass er für [Zielgruppe einfügen] verständlich und ansprechend ist, ohne den Inhalt zu verändern.

Tipp: Vorlagen für sich selbst anpassen

Wenn eine dieser Vorlagen für Sie besonders gut funktioniert, lohnt es sich, sie in einer eigenen Notiz zu speichern — leicht angepasst an Ihre Formulierungen und Ihren typischen Sprachstil. So bauen Sie sich mit der Zeit Ihre eigene, persönliche Prompt-Bibliothek auf.

Weiterführende Anleitungen

Wenn Sie die Grundregeln des Promptens noch vertiefen möchten, lesen Sie Gute Prompts schreiben — die Grundregeln. Für den praktischen Einstieg in E-Mail-Formulierungen eignet sich unsere Anleitung E-Mails mit KI schreiben, und wer noch das passende Tool sucht, findet es in unserem Vergleich ChatGPT vs Claude vs Gemini.